Рецепт для трудоголиков: 7 принципов тайм-менеджмента

Автор:

Карьерист.ру

Что вы предпочтёте – оказаться под завалом срочных и важных дел или научиться работать эффективнее? Тайм-менеджмент – проверенное лекарство от авралов и перегрузок даже для тех, кто готов смириться с диагнозом «трудоголик».

Вы трудоголик, который страдает от вечной нехватки времени? Постепенно тонете в возрастающем потоке информации? Медленно умираете от стрессов и перегрузок? И совершенно нет времени на то, чтобы прочитать серьёзную книжку по тайм-менеджменту? Тогда эта статья — для вас. Для тех, кто уже осознал, что такое положение дел — это болезнь, которую нужно лечить. Лечить, а не утешать себя мыслями о том, что иначе работать невозможно, что состояние загнанной лошади — естественно для делового человека и т.д. Всё это — отговорки, прикрывающие ваше неумение и нежелание работать по-другому.

Вам остаётся сосредоточиться и переломить себя, свою инерцию — и от мыслей «как хорошо было бы начать новую жизнь...» (естественно, с понедельника) перейти к действию. Если вы не выделите два часа на разгребание завалов с помощью приведённого алгоритма — вам уже ничто не поможет.

Ликвидируем «разруху в головах»

Возможно, вы спонтанный и хаотичный человек, который не любит наводить порядок. «Скорая помощь» потребует от вас приведения в порядок некоторых дел. Это не значит, что вам нужно будет сломать себя и стать упорядоченным. Достаточно направить в нужное русло то небольшое умение упорядочивать, которое у вас всё же есть — на то, чтобы систематизировать обзор, контроль и управление своей деятельностью. А в самой деятельности продолжайте оставаться сколь угодно спонтанным и хаотичным, главное — чтобы вы делали спонтанные шаги осознанно, а не просто плыли по течению, барахтаясь в нём.

Обзор и письменная фиксация

Не жалейте времени на письменный обзор проблем. Возьмите большой лист бумаги и выпишите все обстоятельства, все факторы и ресурсы, все дела и задачи. Не ленитесь пользоваться цветными ручками, рисовать графики и схемы, выписывать цифры. Пока вы рисуете — голова думает. Но самое главное: больше всего человек боится неизвестного. Пока вы не увидели проблему в лицо, во всех тонкостях и подробностях, со всеми самыми неприятными вариантами развития — вы её боитесь гораздо больше, чем она заслуживает. Не бойтесь её увидеть — тогда и только тогда вы сможете ей управлять.

То же самое касается и всей вашей деятельности в целом. Пока это непонятный клубок проблем и страхов, неизвестный рычащий лесобормот, смотрящий на вас горящими зелёными глазами из глубины пещеры — вы не сможете с ним справиться. Нарисуйте картину ваших дел и ваших проблем — и только тогда вы хорошо представите себе тигра, с которым предстоит бороться. А может, это окажется всего лишь кошка.

Читая эту статью, делайте пометки, переводите его на свой язык. Подчеркните красным то, что сделаете сразу после прочтения. Зеленым или каким-нибудь вашим любимым цветом — то, что можно сделать уже сегодня. Ставьте восклицательные и вопросительные знаки, подчёркивайте, зачёркивайте — только не пытайтесь просто дочитать и забыть. Тогда лучше вообще не читать — обитание в реанимации тоже имеет свою прелесть, которой никто не намерен вас лишать насильно.

Структурирование внимания

Сознание человека может успешно работать только с одним объектом — делом, мыслью, документом. Всегда выделяйте и чётко осознавайте тот объект, на который здесь и сейчас направлено ваше внимание.

Предсознание может контролировать 7±2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью), вы можете держать в поле зрения ещё 5-9 — но не больше!

Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Не мешайте ему в этом, и не пытайтесь решать все проблемы одновременно! Пытаясь решить их все сразу, вы не решите ни одной. Займитесь основательно одной, имея в виду несколько, и забыв о всех прочих.

Переключения внимания

Всякое переключение внимания с одной задачи на другую требует затрат времени и сил. С другой стороны, слишком долгое удержание внимания на одном деле утомляет, поэтому необходимо осознанно управлять переключениями внимания.

Крупные дела нужно делать в такой последовательности, чтобы обеспечить максимальное переключение внимания, а следовательно, отдых. Например: три часа на встречи, три — на работу с документами и т.п. Перемежайте работу за компьютером и активную деятельность, подвижную и пассивную.

Мелкие дела, напротив, нужно организовывать так, чтобы внимание переключалось минимально. Шесть телефонных звонков по 10 минут, разбросанных по всему рабочему дню, требуют больше времени, чем собранные вместе, в один блок. Собирайте однородные мелкие дела в блоки — сделаете всё быстрее и меньше утомитесь.

Минимизировать мелкие переключения можно ещё одним способом: возвращаясь к мелким делам один раз. Прочитали короткое письмо — ответьте немедленно, начали писать записку — не бросайте, пока не закончите. Для крупных дел может действовать обратная закономерность: если начинается ступор, оставьте дело и переключитесь на другое. Это — крупное переключение, которое благотворно.

Принятие решений

Ситуация неопределённости удобна и приятна. Можно беспокоиться обо всём, и не принимать на себя ответственности ни за что. Но нельзя слишком долго сидеть сразу на двух стульях — свалитесь с обоих. Поэтому выписывайте альтернативы, взвешивайте обстоятельства и принимайте решения!

Когда вы уходите от решения, вы пытаетесь убежать от проблемы. Это политика страуса, который прячет голову в песок, чтобы не видеть охотника — и думает, что убежал. Не бойтесь увидеть проблему! Нарисуйте её, напишите возможные пути развития событий, включая самые неблагоприятные. Скорее всего, проблема окажется не такой уж страшной. Подсчитайте все плюсы и минусы, выпишите ваше решение, обведите его в красную рамочку — и не дёргайтесь больше, а выполняйте!

Выполнение решений

Лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно метаться в поисках самого идеального. Это те же стулья — лучше сидеть на одном неустойчивом, чем на двух устойчивых. Если обстоятельства изменились, и прежнее решение устарело — отмените его и примите новое (письменно!). Это также будет решение, которое нужно будет выполнять. Но это уже не будут безответственные метания туда-сюда.

Ещё вы захотите помедлить с выполнением решения. Спросите себя: «Чего я подсознательно хочу избежать, когда оттягиваю выполнение решения?» Осознайте это «что-то», запишите. Перед вами проблема — которую можно и нужно решить.

Не надо врать себе и писать одно, а хотеть другого. Если вы не хотите выполнять ваше же решение — так и напишите. «По таким-то причинам я не хочу делать того-то, осознавая, что это мне грозит тем-то». Это тоже ваше решение. Если оно вас не устраивает — будьте любезны выполнить предыдущее, забыв о всяких тонкостях и нежеланиях вашей нежной души. Сейчас мы занимаемся шокотерапией, и я хочу, чтобы вы это чётко осознавали. Не хотите — никто вас не заставляет, сестра — в морг!

Управление эмоциями

От того, что вы беспокоитесь о проблеме, она не решится. О проблемах не нужно беспокоиться — о них нужно думать. Не нужно тратить время на переживания по поводу возможных неудач, а тем более — уже случившихся. Делайте выводы и двигайтесь дальше. Представьте самое страшное, что может случиться. Ещё страшнее, ещё хуже! Выпишите и нарисуйте самые страшные варианты! Когда дойдёте до предела — полюбуйтесь получившейся картиной (например, собой любимым в деревянном ящике и белых тапочках) и смиритесь с ней. Теперь вы этого уже не боитесь, а просто рассматриваете возможные варианты развития событий. И думаете — как избежать худших и достигнуть лучших.

Управление работоспособностью

Чем сильнее вы загружены — тем больше вам необходим правильный отдых. Для начала усвойте: к началу нового рабочего цикла организм должен восстановить силы. Поэтому не жалейте времени на правильно организованные перерывы, сон и отдых. Не будем сейчас говорить о выходных и отпусках — начните хотя бы с малого. Раз в час обязательно делайте пятиминутный перерыв. Не бойтесь потратить эти пять минут — они с лихвой окупаются.

Во время пятиминутного перерыва, как и во время любого отдыха, не думайте о проблемах. Лучше всего заняться физкультурой, помахать руками и ногами, открыть форточку, умыться. Имейте в виду: отдых — это то же дело, и когда вы занимаетесь отдыхом, не пытайтесь держать в голове другие дела (вспомнили принцип управления вниманием?).

Забывайте обо всех делах и проблемах перед тем, как сделать перерыв или лечь спать. Это трудно, но этому нужно и можно учиться.

Конкретным рекомендациям, которые позволят разобраться в делах и организовать свою работу, посвящёна вторая часть статьи.

Материал проекта Карьерист.ру
Автор: Глеб Архангельский
Публикации могут быть воспроизведены только со ссылкой на Карьерист.ру (www.careerist.ru).